۱۰ نکته در خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
به گزارش سینا پردازش؛ دبیرخانه به‌عنوان یک واحد اداری مهم در هر سازمان، مسئولیت برقراری ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی را به عهده دارد که هر چقدر سازمان بزرگ‌تر باشد، پیچیدگی کار واحد دبیرخانه و مسئولیت آن‌ها نیز بیشتر می‌شود. سازماندهی اسناد، نامه‌ها و تمامی مکاتبات عمومی و محرمانه و خصوصی هر سازمان به عهده دبیرخانه است.
امروزه به‌جای تاسیس واحد دبیرخانه و تخصیص فضایی ویژه به آن و با حضور گروه بایگانی، سازمان‌ها در هر مقیاس و اندازه‌ای می‌توانند از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی برای مدیریت اسناد خود استفاده کنند. دقت و سرعت در انجام کارها، طبقه‌بندی، پیگیری و گزارش‌گیری راحت و کاهش هزینه در استخدام نیروی انسانی از مزایای این نرم افزار اتوماسیون به شمار می‌رود.
ویژگی‌های نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
مهم‌ترین داده در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، سند و نامه اداری است که می‌تواند نامه وارده یا صادره، عمومی یا محرمانه باشد. بخش‌نامه‌ها و ابلاغات درون‌سازمانی نیز مشمول این داده‌ها هستند. کار نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، ثبت، ارجاع و ذخیره این اسناد است.
کاربر با ثبت الکترونیک سند، آن را در پایگاه داده سازمان ذخیره کرده و بر اساس ویژگی‌های مشخص نامه می‌توان آن‌ها را دسته‌بندی کرد تا پیگیری و گزارش‌گیری از آن‌ها ساده‌تر شود. سپس نامه به مسئول مربوطه ارجاع داده می‌شود و با ارسال پیامک می‌توان روند انجام آن را اطلاع‌رسانی کرد.
نامه‌های وارده و صادره را می‌توان به‌راحتی در این نرم افزار اسکن یا به نامه‌های ذخیره‌شده، انواع فایل را ضمیمه کرد. ضمن اینکه اکثر نرم افزارهای بایگانی، قابلیت پشتیبان‌گیری دارند که خیال شما را از در دسترس‌بودن اطلاعات مطمئن می‌کند و خطرات گم‌شدن یا آسیب فیزیکی آن‌ها را از بین می‌برد.
با توجه به اینکه در این نرم‌افزار می‌توان کاربرانی با دسترسی‌های متفاوت تعریف کرد، در نتیجه امنیت داده‌های محرمانه نیز تا حد زیادی حفظ می‌شود. پس از ثبت نتیجه نامه نیز در صورتی که احتیاجی به نگهداشت آن وجود نداشته باشد، صرفا با زدن یک کلیک می‌توان آن را امحا کرد.
نکات خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
علاوه بر سازمان‌ها که برای مدیریت اسناد خود به نرم افزار دبیرخانه و بایگانی احتیاج دارند، افرادی که با پرونده و فایل‌های زیادی سروکار دارند و مایلند پرونده‌های خود را سازماندهی کنند نیز می‌توانند از مزایای این نرم‌افزار بهره‌مند شوند.
با توجه به تعدد شرکت‌هایی که این نرم‌افزار را ارائه می‌دهند، شما باید نکاتی را برای خرید آن مدنظر قرار دهید تا نرم‌افزار بهترین کارایی و صرفه اقتصادی را داشته باشد. نکات حائزاهمیت در خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی بر اساس ویژگی‌های اصلی برنامه و نیاز خریدار تعریف می‌شود:
۱. انطباق با نیازهای سازمان
با توجه به تنوع نرم افزار دبیرخانه و بایگانی شرکت‌های مختلف که امکانات متمایزی را ارائه می‌دهند، بهتر است نیاز خود از بایگانی اسناد را با ویژگی‌های نرم‌افزار تطبیق داده و نسخه مناسب سازمان خود را انتخاب کنید تا بهترین نتیجه را در پی داشته باشد.
۲. کارایی و سرعت
ماهیت نرم افزار دبیرخانه و بایگانی برای سرعت‌بخشیدن به فرایند اداری و بهبود عملکرد سازمانی است. اگر استفاده از آن اتوماسیون را با مشکل مواجه کند، کارایی سازمان را مختل می‌کند. در نتیجه انتخاب نمونه مناسب و آزموده اهمیت بسیاری دارد.
۳. اتصال به سایر برنامه‌های نرم‌افزاری
اینکه بتوانید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی را به نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، مالی و حسابداری یا حتی سیستم پیامکی متصل کنید، فرایند کاری دبیرخانه را تسهیل می‌کند. این مسئله به‌ویژه در سازمان‌های بزرگ با کارمندان متعدد و ارتباطات گسترده کارایی بسیاری دارد.
۴. امنیت
مطمئنا امنیت اطلاعات یک سازمان، اولویت مدیران و مسئولین در انتخاب برنامه‌های مختلف است. اینکه بتوان با استفاده از قفل‌های مختلف سخت‌افزاری و نرم‌افزاری و تخصیص سطوح دسترسی گوناگون، امنیت داده‌ها را تامین کرد، از مزایای و ویژگی‌های اصلی یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی محسوب می‌شود.
۵. محیط کاربرپسند
در کار با نرم‌افزارهای اداری هر چه محیط کاربری ساده، واضح و خواناتر باشد، کارایی بیشتری خواهد داشت. پس کاربرپسندبودن نرم‌افزار از ویژگی‌های اساسی آن محسوب می‌شود تا افراد مختلف بتوانند به‌راحتی از آن استفاده کنند.
۶. پشتیبان‌گیری
دیجیتالی‌سازی فرایندها برای کاهش خطر ازبین‌رفتن داده‌ها و تسهیل کارها صورت می‌گیرد. در نتیجه پشتیبان‌گیری از اسناد اداری، از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار دبیرخانه و بایگانی محسوب می‌شود و اگر این کار به‌صورت خودکار و دوره‌ای انجام شود، خطای انسانی را نیز به حداقل می‌رساند.
۷. تحلیل و گزارش‌دهی
انبوه نامه‌ها، پرونده‌ها و اسناد اداری، کار جستجو و تحلیل یا گزارش‌گیری از آن‌ها را با مشکل مواجه می‌کند اما در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی باید بتوان به‌راحتی با استفاده از دسته‌بندی‌های مختلف داده‌ها را تحلیل کرد.
۸. قالب آماده و امکان تعریف قالب‌های سفارشی
وجود قالب‌های آماده برای نامه‌های وارده و صادره یا سایر اسناد به سرعت انجام کار کمک می‌کند اما گاهی بر حسی معماری سازمان، نیاز است که از قالب‌های سفارشی استفاده کرد و داشتن چنین امکانی مزیت محسوب می‌شود.
۹. به‌روزرسانی و پشتیبانی
به‌دلیل تنوع فرایندهای اداری بر اساس ویژگی‌های هر سازمان و نیاز روز جامعه، نرم‌افزارها باید به‌مرور به‌روزرسانی شوند تا با نیاز کاربران تطابق پیدا کنند. پشتیبانی نامحدود و مسئولیت‌پذیر شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار در طول زمان تاثیر به‌سزایی در کارایی آن دارد.
۱۰. قیمت
با توجه به امکانات ارائه‌شده در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، پشتیبانی و خدمات جانبی مانند آموزش، نصب و … و در مقایسه با سایر نمونه‌های مشابه در بازار، یک نرم‌افزار باید قیمت منصفانه‌ای داشته باشد. البته به این نکته توجه کنید که لزوما قیمت پایین‌تر، ملاک خرید نباشد و امکانات آن با توجه به نیاز کسب‌وکار را اولویت خود قرار دهید.
نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش
شرکت نرم‌افزاری سیناپردازش با تولید و توسعه انواع نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و مالی، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش را به در اختیار سازمان‌ها قرار داده که کار مدیریت الکترونیک اسناد آن‌ها را به‌مراتب ساده‌تر کرده است. با استفاده از این نرم‌افزار، می‌توان نامه‌ها را طبقه‌بندی کرد که جستجوی میان انبوهی از مدارک را نیز ساده‌تر می‌کند.
ویژگی‌های نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش عبارتند از:
- تعریف سیستمی جامع برای ثبت و ذخیره اسناد، فایل‌ها، زونکن‌ها و پرونده‌ها
- رابط کاربری آسان و محیط کاملا فارسی با دسترسی آسان برای افراد با تخصص مختلف
- امکان افزودن امضای دیجیتال اعضا برای سرعت‌بخشیدن به روند کار
- امنیت بالا با داشتن قفل سخت‌افزاری و امکان تعیین سطوح دسترسی مختلف برای کاربران
- نداشتن محدودیت در افزودن نامه و ضمائم و رونوشت نامه
- دسترسی مستقیم به برنامه ورد برای ثبت نامه و امکان ایجاد قالب سفارشی برای اسناد
- امکان اجرای برنامه به‌صورت شبکه
- پشتیبان‌گیری خودکار
- امکان گزارش‌گیری از نامه‌های وارده و صادره به‌همراه خروجی اکسل و چاپ، تهیه گزارش از تمامی ویژگی‌های اسناد بر حسب دسته‌بندی
برای کسب اطلاعات بیشتر درباره این نرم‌افزار می‌توانید با همکاران ما در سیناپردازش مشاوره کنید.
