اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان
اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان
بسیاری از مردم دوست دارند که با برنامه ریزی خوب کارهای خود را بهبود بخشند و بتوانند با استفاده از آن به موفقیت راه یابند. در واقع ما می‌خواهیم با این کار زمان خود را مدیریت کنیم اما نمی دانیم چگونه؛ برای این کار باید بدانیم که برنامه ریزی دقیقا چه نقشی در مدیریت زمان دارد؟ چرا که دانستن اهمیت این موضوع به ما برای انجام آن انگیزه می بخشد. هنگامی که به چرایی موضوع و مزایای آن پی ببریم، تمایل عمل به آن افزایش می یابد. نمیتوان اهمیت بسیار بالای این موضوع را انکار کرد، چرا که عده زیادی با آن دست و پنجه نرم می‌کنند؛ پس با ما همراه باشید تا با اهمیت این موضوع آشنا شوید و بدانید نقش آن در زندگی ما چیست و چگونه میتواند در موفقیت ما موثر باشد. در واقع در مقاله اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان با موارد زیر به خوبی آشنا می شوید:
برای دانستن اهمیت این دو موضوع ابتدا باید تعریف درست آنها را بدانیم. مدیریت در زمان موضوعی بسیار مهم است که یکی از اصلی ترین نکاتی که در آن وجود دارد برنامه ریزی درست است. در زندگی چه چیزی می تواند برای ما مهم تر از زمان باشد؟ زمانی که اگر از دستمان برود به هیچ وجه قابلیت بازگشت ندارد. این قابل توجه ترین دلیل برای وجود ارتباط میان این دواست. قطعا بدون وجود برنامه ای مناسب و اولویت بندی درست نمیتوان به اهداف خود رسید. مدیریت زمان در موفقیت و خوشبختی شما نقش اساسی دارد. برای اطلاعات بیشتر حتما به مقاله مدیریت زمان مراجعه کنید، قطعاً کمک زیادی به شما خواهد کرد.
و اما مبحث مهم برنامه ریزی که شامل اولویت بندی درست کارها، مکتوب بودن و اقداماتی برای عمل به آن است. برنامه ریزی به کارها جهت می‌بخشد و باعث انجام کارها به بهترین نحو میشود. اصلی ترین پایه و اساس برای مدیریت زمان، برنامه ریزی است. هرکه باشیم و هر چه باشیم فقط 24 ساعت در روز را داریم. بنابراین افرادی به موفقیت و اهداف خود در زندگی میرسند که از این زمان به درستی استفاده کنند، برنامه ریزی دقیقا همین کار را برایمان انجام میدهد در صورتی که اصول و قواعد خاص خودش را رعایت کنیم. در این رابطه بهتر است مقاله اصول برنامه ریزی را مطالعه کنید.
اگر زمان کافی برای مطالعه دلایل اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان را ندارید، می توانید با مشاهده کلیپ زیر آن ها را به طور مختصر و مفید مرور کنید.
یکی از مواردی که موجب اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان میشود، به موقع انجام گرفتن کارها است. ویژگی یک برنامه ریزی مطلوب، در نظر گرفتن اولویت ها، قابلیت تغییر، وضوح و مشخص بودن هرچیز و زیبایی و انگیزه بخش بودن آن است.
شما تصور کنید که اگر کارهای خود را به زیبایی مکتوب کنید و در آن هر چیز را مطابق با اولویت ها مشخص کنید، قطعا انگیزه بیشتری برای انجام آن خواهید داشت و راحت تر هم انجامشان میدهید؛ چرا که میدانید دقیقا هدفتان چیست و برای رسیدن به آن به انجام چه کارهایی نیاز دارید. در نتیجه کارهایتان را سر وقت انجام میدهید.
برخی از افراد فکر می‌کنند که نوشتن کارها اهمیت چندانی ندارد و میگویند: میدانیم چه کنیم پس نیازی به نوشتن آنها نیست! اما واقعیت این است که نوشتن اهداف از اهمیت بالایی برخوردار است و به انجام کارهایمان کمک زیادی میکند. این کار باعث میشود چیزی را فراموش نکنیم و نگرانی کمتری برای به فراموشی سپردن آنها داشته باشیم. همچنین موجب آزادی ذهن میشود و تمرکز ما فقط برای انجام آنها صرف میشود نه نگرانی برای فراموش کردن آنها.
هنگامی که سعی میکنید کارهایتان را با برنامه‌ای از پیش طراحی شده پیش ببرید، به آنها رسیدگی میکنید و میتوانید در کنار آنها به کار های بیشتری بپردازید. بر فرض مثال شما در برنامه خود سحرخیزی را قرار میدهید و با تعیین دیگر کارها تا پایان روز تکلیف خود را میدانید. اگر طبق برنامه صبح زود از خواب برخیزید و با نظم شروع به فعالیت کنید نه تنها کارهایتان انجام می‌گیرد بلکه ممکن است وقتی هم اضافه بیاید.
یک برنامه خوب شامل تفریحات و خواب و تغذیه درست هم میشود و نباید صرفا کار کنید و به نیازهای ضروری خود بی توجه باشید. ممکن است عده‌ای بگویند آنقدر کارهایشان زیاد است که با هیچ انضباطی آنطور پیش نمی رود که زمانی هم اضافه بماند. توجه داشته باشید که با هیچ نظم و برنامه ای در طی یک یا دو روز نمیتوان به این حالت رسید. مهم ترین اصل در این موضوع مداومت است. نباید در برابر اتفاقات و پیشامد های ناگهانی زانو بزنید و برنامه خود را رها کنید. مطلبی که وجود دارد این است که برنامه ریزی در طولانی مدت میتواند در روزمره شما را موفق کرده و منجر به مدیریت صحیح زمان بشود.
اگر در مدت مثلا یک ماه با برنامه مشخص پیش بروید، می‌بینید که دیگر کارهای عقب افتاده شما از بین رفته‌اند و فقط نیاز دارید به انجام کارهای واجب بپردازید. اینگونه میشود که در برنامه خود به تعادل می رسید و نگرانی هایتان از بین می‌رود. بنابراین اهمیت وجود برنامه برای کارها در طولانی مدت تاثیر خود را نشان میدهد. سعی کنید به قدرت عادت، ایمان بیاورید و خود را به منظم بودن عادت بدهید تا نتیجه بهتری بگیرید.
به همین دلیل افرادی که از سنین کمتر و نوجوانی به برنامه ریزی کردن و نظم در کارها میپردازند در آینده هم به موفقیت بیشتری میرسند. برنامه ریزی برای این سنین از اهمیت بالایی برخوردار است. به این منظور پیشنهاد میکنم مقاله برنامه ریزی نوجوانان را هم مطالعه کنید.
اکثریت افراد هنگامی که کارهای زیادی دارند دچار اضطراب و استرس میشنود. و یا اینکه مدام نگران آینده خود هستند که قرار است چه اتفاقی بیافتد و برای مثال پنج سال بعد در چه حالی خواهند بود. آوردن زمان آینده به حال یکی از تعاریف برنامه ریزی کردن است. بدیهی است که وقتی میدانید هدفتان چیست و در مسیر آن تلاش و حرکت میکنید، نگرانی شما از بین می‌رود. در واقع هنگامی که بدون برنامه پیش میروید و خودتان هم نمیدانید دقیقا می‌خواهید چه کنید، قرار نیست چند سال بعد اتفاق خاصی برایتان رخ بدهد.
و بالعکس وقتی مطابق با اهداف خود، اولویت هایی دارید و برای بهره گیری از آنها تلاش میکنید، اثرات بسیار مثبتی به همراه دارد. انسانی که هدف دارد و میداند به سبب تلاش به آنها خواهد رسید، رضایت بیشتری از خود دارد. رضایت از خودمان باعث ایجاد حال خوب میشود و اعتماد به نفس ما افزایش میابد. چرا که زندگی هدفمند ما را به رشد خوبی می رساند.
در ادامه بخوانید: چگونه برنامه ریزی خود را عملی کنیم؟
فرض کنید که از شب قبل برای خود برنامه ای طراحی کرده اید، در این حال قطعا صبح با انگیزه بیشتری از خواب بیدار میشوید چرا که هدف مشخص شده و بدون اتلاف وقت دست بکار می شوید.
گاهی هم ممکن است دقیقا بدانیم که چه کارهایی را باید انجام دهیم اما مشکل آن باشد که نمیدانیم ابتدا کدام کار را انجام دهیم. همین یک مورد سردرگمی میتواند مقدار قابل توجهی از وقت مارا به خود صرف کند و حتی باعث ایجاد تنش بشود.
هنگامی که کارها بر اساس اولویت درستی صورت نگیرند، کار مارا سخت تر می کنند و انرژی بیشتری را از ما میگیرند. کارهای سختی که اهمیت بیشتری برای ما دارند باید زودتر و ترجیحا صبح که انرژی ما بیشتر است انجام شوند. دراین صورت با انجام آن کار انگیزه ما هم برای دیگر کارها و ادامه روز بیشتر می شود.
همانطور که پیش تر هم گفته شد یکی از مزایای مهم مدیریت زمان، آزاد کردن زمان بیشتر است. کار کردن فقط مشغول بودن نیست. انسانی که اهداف مشخصی داشته و برای موفقیت بیشتر خود برنامه ریزی میکند باید با مدیریت درست زمان، وقت آزادی برای یادگیری و رشد خود پیدا کند. قطعا یادگیری، رشد و پیشرفت مرا به موفقیت نزدیکتر میکند.
جدا از این موضوع، در زندگی چیزهای دیگری هم مانند رسیدگی به خانواده و تفریح وجود دارد که از اهمیت بالایی برخوردار هستند و نمی شود خود را غرق کار کرد و نسبت به آنها بی توجه بود. بنابراین توانایی ایجاد اوقات فراغت در میان کارهای مهم و ضروری هم یکی از مهارت های مدیریت زمان است.
برای مدیریت بهتر زمان باید اوقات مرده خود را زنده کنید. برای مثال هنگامی که در ماشین نشسته اید و یا درحال پیاده روی در مسیری هستید، پادکست های صوتی مختلف گوش کنید و با استفاده از آنها اطلاعات خود را بالا ببرید. اینگونه با رشد و پیشرفت خود میتوانید از این اوقات کوچک استفاده کنید.
هنگامی که کارهایتان را به موقع انجام میدهید، به قول خود عمل میکنید و آن را به بهترین شکل انجام میدهید، اعتماد دیگران را به خود جلب میکنید. معمولا انجام کارهای بیشتر باعث نتیجه گیری خوب از خودمان میشود. وقتی حاصل تلاش خود را مشاهده می‌کنیم احساس ارزشمندی و انگیزه انجام کارهای بزرگتر بیشتر میشود و در واقع به اعتماد به نفس بالایی میرسیم.
حتی افرادی که مبنای کار خود را ”هرچه پیش آید خوش آید” در نظر میگیرند و به برنامه ریزی اعتقادی ندارند هم افراد منظم را تحسین می‌کنند و آنها را بیشتر قابل اعتماد می دانند. در حقیقت دوست دارند که مثل افرادی که مدیریت زمان بهتری دارند عمل کنند. چنین چیزی میتواند حس اعتماد به نفس را افزایش دهد و حتی محبوبیت بیشتری به ما ببخشد.
برنامه ریزی یکی از اصلی ترین اصول مدیریت زمان است. با برنامه ریزی خوب میتوانید کارهای خود را در درست ترین زمان ممکن با صرف انرژی کمتر به بهترین شکل انجام دهید. با انجام به موقع کارهایتان استرس و اضطراب کمتری خواهید داشت. داشتن اوقاتی مفید و بدون اتلاف در زندگی میتواند به ما احساس رضایت بدهد، اعتماد به نفسمان را بیشتر کرده و حالمان را خوب کند. با برنامه ریزی خوب، منظم و خوش قول باشید و اعتماد دیگران را به خود جلب کنید.
اما برنامه ریزی در درسی نیز بسیار موثر است و می تواند اهمیت بالایی داشته باشد. نمونه هایی که در ادامه برایتان بیان خواهم کرد برخی از این موارد هستند:
استفاده از یک برنامه ریزی استاندارد و با اصول صحیح علمی به فرد کمک خواهد کرد انرژی و توان ذهنی خود را بیهوده به هدر ندهد. در این نوع برنامه ریزی های استاندارد عمدتا روشهای مفیدی مورد استفاده قرار می‌گیرد که موجب خواهد شد، فرد بیشترین استفاده را از توان ذهنی خود بکند و از اتلاف آن جلوگیری کند. در برنامه ریزی تحصیلی بر اساس تحقیقات روانشناسی اصل در نظر گرفته میشود، با این محتوا که بعد از مدتی (حدود ۴۵ دقیقه) بعد از شروع مطالعه و یادگیری منحنی یادگیری بسیار پائین می‌آید، بطوری که فرد یادگیری خوبی بعد از این زمان نخواهد داشت، مگر اینکه یک استراحت کوتاهی داشته باشد. با در نظر گرفتن اصولی از این قبیل ، فرد برنامه ریزی تحصیلی خود را طوری انجام میدهد تا هر ۴۵ دقیقه یکبار استراحت کوتاهی داشته باشد تا دوباره با تجدید قوای ذهنی شروع به یادگیری نماید.
مغز انسان مطالبی که در ابتدا و انتهای زمان مطالعه می خواند ساده تر و سریع تر یادآوری می کند. مثلا اگر چهار ساعت بدون خستگی مطالعه می کنید فقط دو زمان بیشترین یادگیری را ایجاد کرده اید. اما با تقسیم کردن این زمان به واحدهای کوچکتر شرایط بیشتری برای یادگیری فراهم خواهد شد. بهترین واحد مطالعه را 75 دقیقه در نظر بگیرید (یک ساعت مطالعه و 15 دقیقه استراحت ذهن) و این به شما کمک می کند یک آهنگ فکری مناسبی داشته باشید.
اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان وقتی مشخص می شود که وقتی در برنامه ریزی، درسی را معین می کنید، برای مثال پس از 21 روز ذهن شما نسبت به آن موضوع شرطی شده و در آن ساعت موضوع مورد نظر را بهتر یاد می گیرید. مثلا اگر هر روز ساعت 15 تا 16 درس ریاضی یا علوم مطالعه کرده اید پس از سه هفته در ساعت 15 مغز شما دارای آمادگی و قدرت تجزیه و تحلیل بیشتری را نسبت به آن درس دارد و یادگیری را آسان تر و لذت بخش تر می کند.
بخش عمده‌ای از دانش‌آموزان بخصوص در مناطق شهری از امکانات لازم برای ادامه تحصیل از قبیل مدرسه (فضا) و معلم برخوردار هستند و همه اولیا برای سرنوشت فرزندانشان احساس مسئولیت و دلسوزی داشته و در حد امکان برای آنان امکانات ادامه تحصیل را فراهم می‌کنند اما بخش عمده‌ای از افت تحصیلی دانش‌آموزان بخصوص در دوره راهنمایی و متوسطه نداشتن یک برنامه‌ریزی صحیح و روشن و در نتیجه نداشتن یک هدف روشن است که امکان استفاده مناسب از زمان و انرژی آنان فراهم نمی‌شود. دانش‌آموزان برای پیشرفت تحصیلی و موفقیت در کسب مسئولیت‌های مهم کشوری در آینده باید با برنامه‌های ثابت و موقت، کوتاه مدت و میان مدت و برنامه‌های راهبردی وعملیاتی آشنایی داشته باشند که براساس آن زندگی و تحصیلات خود را با یک روند منظم و منطقی که لازمه شکوفایی استعداد و رشد و ترقی آنان می‌باشد بهبود بخشند.
در این راستا یکی از مهمترین وظایف نهاد آموزش و پرورش با همکاری و هماهنگی خانواده‌ها آشنا نمودن دانش‌آموزان با تکنیک ها و روشهای برنامه‌ریزی در امور تحصیلی و زندگی است که با فقدان آن یک خلاء در برنامه‌های درسی دانش‌آموزان احساس میشود که انشاءالله با تدبیر و همت والای مسئولین آموزش و پرورش در حوزه‌های برنامه‌ریزی درسی، معاونت پرورشی و سایر معاونت‌های مربوطه شاهد عملیاتی و راهبردی نمودن روشهای برنامه‌ریزی تحصیلی و زندگی برای دانش‌آموزان عزیز کشورمان باشیم. اما هنگامی که اموزش هایی از این قبیل در مدارس ارائه نمی شود، باید خود آنها فکری برای خود بکنند و حتماً به فکر ایجاد یک برنامه ریزی صحیح برای خود باشند. نداشتن برنامه ریزی چیزی به جز بلاتکلیفی، تبدیل شدن به فردی بی هدف، نامنظم و عدم مسئولیت‌پذیری در جامعه نیست و در پیشبرد اهداف کاری نمی توان کرد.
برنامه ریزی جریانی استمراری از تصمیمات سیستماتیک می باشد که با در دست داشتن بهترین اطلاعات نسبت به آینده به مرحله اجراء در می آید. فقط با برنامه ریزی و تعیین اهداف مورد نظر و روش انجام آنها درزمان مشخصی شامل کوتاه مدت می تواند در جهتی صحیح حرکت کرده و از موانع عبور نماید برنامه ریزی اصولاً یک نگرش و راه زندگی است که تضمین کننده آن، تعهد به عمل آن، برمبنای تفکر آینده نگر، تصمیم قاطع در اجرای امور، منظم و مداوم بودن و حرکت انسان در طول سال محسوب می شود و برنامه ریزی در کارها رکن اساسی هرگونه اقدام و حرکتی می باشد و عاملی است برای تبدیل به نتیاج پیش بینی شده.
جدا از تمام مباحثی که در مقاله اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان گفته شد که می تواند به شما در این زمینه بسیار کمک کند، یکی از بهترین راه ها برای برنامه ریزی مناسب، استفاده از چک لیست و یک نوع برنامه خاص می باشد که شما را هر روز، گام به گام به انجام کارهای روزانه نزدیک تر کند.
دفتر برنامه ریزی چک لیست برتر، دقیقاً همین کار را برای شما انجام می دهد و برنامه ریزی را از همیشه آسان تر خواهد کرد؛ چرا که شما در این چک لیست، روزانه می توانید تمام کارهای خود را در آن یادداشت کرده، شکرگزاری داشته باشید، اتفاقات روزانه و مثبت را ثبت کنید، با جملات انگیزشی بمب انگیزه شوید، داستان های افراد موفق را بخوانید، با بهترین قوانین موفقیت آشنا شوید و در یک کلام، هر آنچه برای برنامه ریزی کامل و جامع به آن نیاز مندید را داشته باشید! فوق العاده است! تمام این امکانات را می توانید یکجا در اختیار داشته باشید! پس این فرصت را از دست ندهید و برای این که بهترین نوع برنامه ریزی روزانه را تجربه کنید، همین الآن چک لیست برتر را تهیه کنید.
برای این کار، روی دفتر برنامه ریزی حرفه ای کلیک کنید.
موفق باشید…
The importance of planning in time management
تیم گام برتر
#خودسازی #موفقیت
